外国人エンジニアの採用に欠かせない就労ビザの取得方法を解説｜手続きの流れとは
外国人エンジニアを採用する際はビザの取得が必須となります。ビザを取得していない状態で雇用を行うと、不法就労として企業も罪に問われますので必ず手続きを行ってください。手続きの流れについて詳しく紹介するので参考にしてください。
外国人エンジニアのビザの取得方法について
外国人エンジニアを採用しビザを取得するまでの流れは、海外移住している外国人を採用する場合と日本に在住している外国人を採用する場合で異なります。ケース別にビザの取得方法を紹介します。
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海外に在住しているエンジニアを採用する場合
海外に在住しているエンジニアを採用する場合は、企業側で在留資格認定証明書の交付申請を行い交付後に外国人エンジニア本人がビザの申請をします。ビザ取得までの流れを詳しく見ていきましょう。
1、在留資格認定証明書の交付申請
海外に在住しているエンジニアを採用し日本に呼び寄せる場合、「在留資格認定証明書」を交付してもらうとビザの審査がスムーズに行え便利です。「在留資格認定証明書」とは日本で働こうとしている外国人の来日目的が入管法で定められている条件を満たしており、かつ申請内容に虚偽がないことが認められた証明となります。
ビザを発行してもらうまでには、本当に入国を認めても問題がないか厳正な審査が行われます。「在留資格認定証明書」を所有していることで来日目的に関しては問題がないことが証明されているため、「在留資格認定証明書」を保有していない場合に比べて審査がスムーズに行われやすくなります。
「在留資格認定証明書」の申請には次の書類が必要となります。
・在留資格認定証明書交付申請書
・証明写真
・切手を貼った返信用封筒
・身元保証書
・質問書
また、在留資格に応じて日本での活動内容を証明する資料も必要となります。
必要書類が揃ったら勤務地の管轄地域にある入国管理局に申請を行ってください。申請は外国人エンジニア本人でなくても、受け入れ先の企業や行政書士が代行して行えます。なお、申請から在留資格認定証明書の交付までは１ヶ月～３ヶ月ほどの期間を要します。ビザの申請に支障がでないよう、時間に余裕を持って申請を行ってください。
2、在留資格認定証明書を外国人エンジニアへ送付
在留資格認定証明書が交付されれば、外国人エンジニアに郵送します。在留資格認定証明書の有効期限は90日以内と定められているので、できる限り早急に送付をしましょう。
3、外国人エンジニアがビザを申請
ビザの申請は外国人エンジニアが居住している国の日本大使館もしくは総領事館にて、外国人エンジニア本人が行います。送付した在留資格認定証明書と必要書類を揃えて、申請してください。なお、必要となる書類は申請国によって異なるので、最新の情報を十分に確認をした上で申請を行ってください。一般的に問題がなければ申請から1週間程度でビザが発行されますが、申請国によっては１ヶ月ほどかかることもあります。
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日本在住の外国人を採用する場合
日本に在住している外国人を採用する場合は、まずは保有している在留資格の業務内容が今後従事する業務内容と一致しているか確認してください。内容が一致しているのかしていないのかで、手続きの進め方が変わってきます。
◎在留資格の活動内容と業務内容が一致している場合
在留資格の活動内容と従事する業務内容が一致している場合は、在留資格の変更を行う必要はありません。外国人を採用する場合は、ハローワークへの申請が必要となるため次のステップに従って各種手続きを進めてください。なお、在留資格の在留期限が６ヶ月未満の場合は在留資格の更新が必要となります。
1、雇用契約書締結
雇用後にトラブルが起きることがないよう、業務内容や勤務時間、給料、待遇など労働条件を外国人エンジニアにしっかりと説明したうえで雇用契約を締結してください。労働条件の提示は書面または本人が希望した場合のみ電子データを交付することが認められています。いずれの場合であっても必ず記録が残る方法であることが必要となり、口頭での契約はトラブルの元となるため避けましょう。なお、言語の違いによる認識の相違が生まれないよう、雇用契約書は日本語のものに加え採用者の母国語または英語のものも用意するのが望ましいです。
2、在留資格更新手続き
在留資格の更新の際には、主に次の書類が必要となります。書類を揃えたうえで、地方入国管理官署または外国人在留総合インフォメーションセンターにて申請を行ってください。なお、審査中に追加資料の提出を求められることもあります。
・在留期間更新許可申請書
・証明写真
・在留カード
・転職前の会社が発行した源泉徴収票
・転職前の会社が発行した退職証明書
・商業・法人登記簿謄本
・会社の概要がわかる案内書
・決算書のコピー
・日本での活動に応じた資料
・パスポート
問題なく審査が進めば2週間程度で在留期間更新許可通知がハガキで送付されます。在留期間更新許可通知、パスポート、在留カードを持参し、地方入国管理官署にて在留カードを発行してもらってください。
3、外国人雇用状況の届出の提出・所属機関等に関する届出手続
外国人を採用する際には、所属機関等に関する届出手続及び外国人雇用状況の届出の提出が必要となります。
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所属機関等に関する届出手続
雇用の終了や新規契約など社会的関係に変化が生じた場合は、在留資格に応じて「活動期間に関する届出手続」「契約期間に関する届出手続き」を外国人エンジニア本人が入国管理局に提出する必要があります。
「活動期間に関する届出手続」の対象となる在留資格
→教授/高度専門職１号ハ/高度専門職２号/経営・管理/法律・会計業務/医療/教育/企業内転勤/技能実習/留学/研修
「契約期間に関する届出手続き」の対象となる在留資格
→高度専門職１号イ/高度専門職１号ロ/高度専門職２号/研究/技術・人文知識・国際業務/介護/興行/技能
提出期限は届け出る事由が発生してから14日以内となっており、提出しなかった場合には20万円以下の罰金に加え次回の申請や在留期間に影響が及ぶことがあります。企業に対する罰則はないものの、外国人エンジニアの在留期間に影響が出ると大切な戦力を失うことにもつながってしまいますのでしっかりと届出状況の把握と管理を行ってください。
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外国人雇用状況の届出の提出
外国人雇用状況の届出はハローワークに提出することが義務づけられています。手続きを行わないと、30万円以下の罰金が発生してしまうので注意してください。
外国人を採用する際には、外国人雇用状況の届出をハローワークに提出することが義務づけられています。手続きを行わないと、30万円以下の罰金が発生してしまうので注意してください。
なお、採用する外国人エンジニアが雇用保険の被保険者となるのかならないのかによって提出書類が異なります。
・雇用保険の被保険者となる場合
→雇用保険被保険者資格取得届・雇用保険被保険者資格喪失届
・雇用保険の被保険者とならない場合
→外国人雇用状況届出書
◎在留資格の活動内容と業務内容が一致していない場合
在留資格の活動内容と従事する業務内容が異なる場合は、在留資格変更許可申請を行う必要があります。在留資格にそぐわない仕事をしていると、在留資格を失うことになる場合もありますので必ず手続きを行ってください。
手続きの流れは次の通りです。なお、雇用契約書締結、外国人雇用状況の届出の提出に関しては、在留資格を更新する際と同様のため説明を省いています。詳しくは在留資格の活動内容と業務内容が一致している場合の項目を参考にしてください。
1、雇用契約書締結
2、在留資格の変更手続き
在留資格変更の際には、主に次の書類が必要となります。書類を揃えたうえで、地方入国管理官署または外国人在留総合インフォメーションセンターにて申請を行ってください。
・在留資格変更許可申請書
・証明写真
・在留カード
・商業・法人登記簿謄本
・会社の概要がわかる案内書
・決算書のコピー
・日本での活動に応じた資料
・パスポート
問題なく審査が進めば1ヶ月～3ヶ月程度で在留期間更新許可通知がハガキで送付されます。在留資格変更許可通知、パスポート、在留カードを持参し、地方入国管理官署にて在留カードを発行してもらってください。
3、外国人雇用状況の届出の提出
まとめ
外国人を採用する場合は、就労ビザの申請や必要に応じて在留資格の更新・変更手続きが必要となります。手続きを行わないまま雇用を行うと、外国人エンジニアも会社も罪に問われることがあります。そのため、外国人を採用する際は必ず必要な手続きを行ってください。
ただし、ビザの申請は複雑な手続きも多く、簡単に行えるわけではありません。また、申請を行えば必ず許可されるとは限らないという点も、しっかりと頭に入れておかなければいけません。必要な書類を揃えていたとしても申請が却下される場合もあり、確実に審査を突破するためにはプロに申請を代行してもらうのも一つの手です。
株式会社サンウェルでは年間300名以上の海外エンジニアを派遣しており、ビザの申請も行っています。実績豊富なプロが申請を行うので審査通過率99%以上、スムーズにビザの取得を行えます。また、ビザの申請に時間を割く必要がなく、本業に集中できるのも嬉しいポイントです。
必要に応じてプロのサポートも得ながら、効率よくビザの取得を行いましょう。
