外国人向け就労ビザに必要な「在留資格認定証明書（COE）」の申請方法とは｜必要書類や取得にかかる期間も解説

外国人材の雇用を検討しているものの、就労ビザの手続きや必要書類がよくわからないという方は多いでしょう。企業の規模によって異なる部分もあるため、事前によく調べておくことが大切です。

本記事では、外国人向け就労ビザの申請方法や必要書類、取得にかかる期間を解説します。外国人材の活用を検討している方はぜひ参考にしてみてください。

●外国人向け就労ビザの申請方法

日本で外国人材を雇用するためには、勤務内容に合わせた就労ビザの取得が必要です。

就労ビザの申請は原則として本人が行います。すでに日本国内に何らかの在留資格で滞在している場合、本人が就労ビザ資格変更を申請します。

しかし、日本の国外に住んでいる外国人材が新たにビザを取得する場合は、企業が代理人として「在留資格認定証明書（COE）」を申請する必要があるため注意しましょう。必要書類を揃えたうえで、受入機関の所在地を管轄する地方出入国在留管理官署に申請することとなります。

発行された「在留資格認定証明書（COE）」を外国人材本人が受け取ることで初めて、居住国の日本大使館・領事館にて就労ビザの申請が可能になります。

就労ビザには複数の種類があり、実際の職務内容によって適切なものを選ばなければなりません。例えばエンジニアの場合、技術・人文知識・国際業務のビザを取得するのが一般的です。

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ただし、日本の経済や企業の成長につなげることを目的とした「高度人材」などの制度もあります。承認されればさまざまな優遇が受けられるため、採用予定の外国人材が該当するかどうか確認しておくとよいでしょう。

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●外国人向け就労ビザの申請に必要な書類

就労ビザの申請には、まず企業側で「在留資格認定証明書（COE）」を取得する必要があります。

就労ビザの種類によって、必要書類には共通で必要なものと企業規模によって異なるものが設けられている場合があります。ここでは、企業が外国人材を雇用する際に適用するケースの多い「技術・人文知識・国際業務」のビザを例として、必要書類を見ていきましょう。

◎共通の必要書類

「技術・人文知識・国際業務」のビザ取得を目的として「在留資格認定証明書（COE）」を申請する場合、企業規模にかかわらず以下のものが必要です。

・在留資格認定証明書交付申請書
・証明写真
・返信用封筒

在留資格認定証明書交付申請書には、申請者個人や勤務先に関する情報を記入します。事実に基づいて正確に記入しましょう。

証明写真は、縦4cm・横3cmのサイズで提出の日前6ヶ月以内に撮影されたものが必要です。無背景かつ無帽で顔がはっきりと見えるものを用意したうえで、裏面には申請者の氏名を記入します。

返信用の封筒も用意する必要があります。封筒には申請者の住所を正確に記入したうえで、434円分の切手を貼りましょう。

◎企業規模別の必要書類

「技術・人文知識・国際業務」のビザ取得を目的として「在留資格認定証明書（COE）」を申請する場合、企業規模（カテゴリー）ごとに一部の必要書類が異なります。

カテゴリーとその概要は以下の通りです。

・【カテゴリー1】日本の上場企業や独立行政法人など
・【カテゴリー2】給与所得の源泉徴収合計表の源泉徴収税額が1,000万円以上ある団体・個人
・【カテゴリー3】前年分の職員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表が提出された団体・個人（カテゴリー2を除く）
・【カテゴリー4】上記のいずれにも該当しない団体・個人

なお、各カテゴリーの定義は概要のみの記載としています。厳密な定義は出入国在留管理庁
「在留資格認定証明書交付申請」をご確認ください。https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-1.html

上場企業などのカテゴリー1に属する企業の場合、カテゴリーに属することの証明として以下の書類が必要です。

・四季報の写し又は日本の証券取引所に上場していることを証明する文書（写し）
・主務官庁から設立の許可を受けたことを証明する文書（写し）
・高度専門職省令第1条第1項各号の表の特別加算の項の中欄イ又はロの対象企業（イノベーション創出企業）であることを証明する文書（例えば、補助金交付決定通知書の写し）
・上記「一定の条件を満たす企業等」であることを証明する文書（例えば、認定証等の写し）

カテゴリー2に属する企業の場合、以下のような書類が求められます。

・前年分の職員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表（受付印のあるものの写し）
・在留申請オンラインシステムに係る利用申出の承認を受けていることを証明する文書（利用申出に係る承認のお知らせメール等）

カテゴリー3に属する企業の場合、以下のような書類が求められます。

・前年分の職員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表（受付印のあるものの写し）

カテゴリー4については、カテゴリー1・2・3のいずれにも属さないという分類であるため、カテゴリーに該当することの証明書類は必要ありません。

ただし、カテゴリー3・4についてはカテゴリーに属することの証明とは別に、以下の書類も必要とされています。

・申請人の活動の内容等を明らかにする資料
・申請人の学歴及び職歴その他経歴等を証明する文書
・登記事項証明書
・事業内容を明らかにする資料
・直近の年度の決算文書の写し（新規事業の場合は事業計画書）

さらに、カテゴリー4のみ「前年分の職員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表を提出できない理由を明らかにする資料」も提出が求められます。

カテゴリー3や4に該当する場合は準備すべき資料が多いため、余裕を持って手続きを進めるようにしましょう。

●外国人向け就労ビザの取得にかかる期間

就労ビザの取得にかかる期間はさまざまな要因に左右されますが、一般的には1～3ヶ月程度とされています。

出入国在留管理庁「在留審査処理期間」によると、令和5年度第2四半期（令和5年7月1日～9月30日）の在留資格認定証明書交付にかかった日数は以下のようになっています（一部の在留資格を抜粋）。

在留審査処理期間
https://www.moj.go.jp/isa/publications/materials/nyuukokukanri07_00140.html

・教授：26.5日
・高度専門職1号ロ：26.0日
・経営・管理：94.9日
・医療：55.6日
・技術・人文知識・国際業務：53.0日
・企業内転勤：34.8日

いずれも在留資格の更新や変更の場合は日数が少なくなっているため、やはりより長い期間を要するのは初回の交付だといえるでしょう。

在留資格認定証明書（COE）」が交付され、外国人材本人に送付して始めて本来の就労ビザ申請が可能になります。申請期間によっては交付まで想定以上の時間がかかることがあるため、余裕を持ったスケジュール管理が大切です。

●まとめ

本記事では、外国人向け就労ビザの申請方法や必要書類、取得にかかる期間を解説しました。

特に現在外国に住んでいる人材の就労ビザを新規で取得する場合、企業側で手配が必要な「在留資格認定証明書（COE）」の交付には時間がかかります。勤務開始のスケジュールに間に合うよう、手続きの手順や期間をしっかり整理しておきましょう。

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